Auxilium Virtual Office 24
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Anleitung Kundenbereich

Schritt für Schritt erklärt

Willkommen in deinem Hilfebereich von Virtual Office 24! Hier findest du eine Übersicht aller Funktionen und erfahren, wie du deine Firmendaten pflegst, Dokumente verwalten und Leistungen hinzubuchen können.

Schnellnavigation

Anmeldung im KundenbereichÜbersicht - Dein DashboardFirmendaten und KYC-Daten pflegenDokumente und AV-VertragRechnungen einsehenZusatzleistungen hinzubuchenVertrag wechseln
1. Anmeldung im Kundenbereich

1. Anmeldung im Kundenbereich

Der Zugang zu deinem Kundenbereich erfolgt über eine sichere E-Mail-Verifizierung - ohne Passwort.

So gehst du vor:

  1. 1Öffne die Seite konfigurator.virtual-office24.com/kunden
  2. 2Gib die E-Mail-Adresse ein, die du bei der Bestellung verwendet hast
  3. 3Klicke auf "Verifizierungscode anfordern"
  4. 4Prüfe dein E-Mail-Postfach - du erhältst einen 6-stelligen Code
  5. 5Gib den Code ein und klicke auf "Bestätigen"
  6. 6Bei mehreren Bestellungen wähle die gewünschte Bestellung aus
!

Tipp: Der Code ist 10 Minuten gültig. Prüfe ggf. auch deinen Spam-Ordner.

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2. Übersicht - Dein Dashboard

2. Übersicht - Dein Dashboard

Nach dem Login siehst du deine Bestellübersicht mit allen wichtigen Informationen auf einen Blick.

So gehst du vor:

  1. 1Bestellnummer und gewaehlter Standort werden angezeigt
  2. 2Dein aktueller Vertragsstatus (Adresslösung, Laufzeit, Preis) ist sichtbar
  3. 3Bereits gebuchte Zusatzleistungen werden aufgelistet
  4. 4Schnellzugriff auf Leistungen hinzubuchen, Rechnungen und Checkliste
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3. Firmendaten und KYC-Daten pflegen

3. Firmendaten und KYC-Daten pflegen

Unter dem Tab "Firmendaten" hinterlegst du alle relevanten Unternehmensinformationen und KYC-Daten.

So gehst du vor:

  1. 1Klicke auf den Tab "Firmendaten"
  2. 2Fülle alle Pflichtfelder aus (Firmenname, Rechtsform, Register etc.)
  3. 3Im Bereich "KYC-Daten" trage die wirtschaftlich Berechtigten (UBOs) ein
  4. 4Klicke auf "Speichern" um deine Daten zu sichern
  5. 5Unter "Firmenvertreter" kannst du den gesetzlichen Vertreter bearbeiten
!

Tipp: Diese Daten werden für die ordnungsgemäße Vertragsabwicklung und Compliance benötigt.

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4. Dokumente und AV-Vertrag

4. Dokumente und AV-Vertrag

Im Tab "Dokumente" verwaltest du alle vertraglichen Unterlagen und kannst den AV-Vertrag digital signieren.

So gehst du vor:

  1. 1Klicke auf den Tab "Dokumente"
  2. 2Lade erforderliche Dokumente über den Upload-Bereich hoch
  3. 3Der AV-Vertrag (Auftragsverarbeitungsvertrag) kann digital unterschrieben werden
  4. 4Zeichne deine Unterschrift im dafür vorgesehenen Feld
  5. 5Klicke auf "AV-Vertrag signieren und herunterladen"
  6. 6Die Checkliste kannst du ebenfalls hier herunterladen
!

Tipp: Der AV-Vertrag ist ein wichtiger Bestandteil deines Vertrags und muss signiert werden.

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5. Rechnungen einsehen

5. Rechnungen einsehen

Unter "Rechnungen" findest du alle deine Rechnungsdokumente zum Herunterladen.

So gehst du vor:

  1. 1Klicke auf den Tab "Rechnungen"
  2. 2Du siehst eine Liste aller erstellten Rechnungen mit Datum und Betrag
  3. 3Klicke auf "PDF herunterladen" um eine Rechnung zu speichern
  4. 4Rechnungen werden auch automatisch per E-Mail verschickt
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6. Zusatzleistungen hinzubuchen

6. Zusatzleistungen hinzubuchen

Du kannst jederzeit weitere Leistungen zu deinem bestehenden Vertrag hinzubuchen.

So gehst du vor:

  1. 1Klicke auf den Tab "Leistungen hinzubuchen"
  2. 2Wähle die gewünschten Zusatzleistungen aus (z.B. Telefonanlage, Erreichbarkeitsservice)
  3. 3Klicke auf "Ausgewählte Leistungen buchen"
  4. 4Bestätige die Buchung im Bezahlfenster
  5. 5Die neuen Leistungen erscheinen sofort in deiner Übersicht
!

Tipp: Einen weiteren Standort kannst du über den grünen Button "Weiteren Standort hinzubuchen" oben im Dashboard hinzufügen.

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7. Vertrag wechseln

7. Vertrag wechseln

Wenn du mehrere Verträge (z.B. verschiedene Standorte) gebucht hast, kannst du im Kundenbereich zwischen deinen Verträgen wechseln.

So gehst du vor:

  1. 1Klicke oben rechts im Kundenbereich auf "Vertrag wechseln"
  2. 2Es öffnet sich ein Dropdown mit allen Verträgen, die mit deiner E-Mail-Adresse verknüpft sind
  3. 3Jeder Vertrag zeigt Bestellnummer, Firmenname, Standort und Adresslösung an
  4. 4Der aktuell ausgewählte Vertrag ist grün markiert mit dem Label "Aktuell"
  5. 5Klicke auf einen anderen Vertrag, um zu diesem zu wechseln
  6. 6Das Dashboard lädt automatisch die Daten des gewählten Vertrags
!

Tipp: Der Button "Vertrag wechseln" erscheint auch hier auf der Hilfe-Seite oben rechts, wenn du mehrere Verträge hast.

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Noch Fragen?

Unser Team steht dir gerne zur Verfügung.

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